Skanowanie dokumentów to obok drukowania jedna z najpopularniejszych usług oferowanych przez drukarnie czy specjalistyczne firmy. Zapotrzebowanie na nią ciągle rośnie, ponieważ digitalizacja i archiwizacja dokumentów stają się czymś, co zaczyna praktykować coraz więcej firm. Na czym polega skanowanie dokumentów i dlaczego warto się na nie zdecydować?

 

Skanowanie dokumentów – co to jest?

Skanowanie to proces polegający na odczytywaniu obrazu/informacji, rejestrowaniu ich i przetworzeniu w formę elektroniczną, przeważnie cyfrową zapisywaną na nośniku danych np. w pamięci komputera. Do skanowania służą specjalne urządzenia określane mianem skanerów. Oczywiście wyróżnia się kilka rodzajów tych urządzeń, niemniej najpopularniejszym spośród nich jest płaski skaner optyczny używany w większości firm, domów itp. To prosty w obsłudze sprzęt zbudowany z zespołu lampa-lustro, znajdującej się nad nim szyby oraz zamykanej pokrywy. Skanowanie dokumentów przy jego pomocy jest niezwykle proste. Wystarczy położyć na szybie dokument, zamknąć pokrywę i nacisnąć przycisk, który wprawia w ruch zespół lampa-lustro. Gotowy plik cyfrowy zapisywany jest na urządzeniu, do którego podłączony jest skaner. Zazwyczaj jest to dysk komputera.

 

Skanowanie dokumentów a archiwizacja

Skanowanie znajduje zastosowanie przede wszystkim przy archiwizacji firmowych dokumentów. Jej przeprowadzeniem można zająć się samodzielnie lub zlecić ją profesjonalnej firmie. W każdym z przypadków konieczne jest przygotowanie dokumentacji i przekazanie wykonawcy danych na temat opisania każdej z nich. To ważne, ponieważ usprawni późniejsze wyszukiwanie informacji czy konkretnych dokumentów.

 

Skanowanie dokumentów – korzyści

Skanowanie dokumentów ma kilka istotnych zalet. Przede wszystkim „zabezpiecza” dokumenty przed ich utratą czy zniszczeniem (niestety papier można łatwo uszkodzić, a wtedy odzyskanie zapisanych na nim informacji może okazać się utrudnione lub wręcz niemożliwe). Poza tym bazę danych utworzoną ze skanów można szybciej, łatwiej i wygodniej przeszukiwać. Zdecydowanie lepiej przefiltrować zawartość folderu niż przekartkowywać stosy segregatorów i teczek. Co więcej,  elektroniczne wersje dokumentów przydają się przy generowaniu raportów z różnych okresów, łatwiej nad nimi zapanować i stworzyć z nich usystematyzowaną bazę danych o klientach czy przedsiębiorstwie.

 

Na sam koniec warto wspomnieć, że skanowanie można wykorzystać nie tylko do archiwizacji dokumentów, ale i grafik, fotografii, projektów oraz map. A zatem, zyskuje zastosowanie w wielu dziedzinach życia i w różnych branżach.

Chcesz skorzystać z takiej usługi jak skanowanie dokumentów? W takim razie radzimy ci skontaktować się z firmą Gutenberg-Drukarnia. To profesjonalna drukarnia, która stawia na wysoką jakość obsługi i może się poszczycić zróżnicowaną ofertą.